Teoría Sensorial de la Organización de Eventos

   Una fiesta o evento, sea de la índole que sea, no se limita en solamente ofrecer a sus huéspedes e invitados el espacio físico y las comodidades que propicien la reunión social. Por supuesto que la buena distribución y la decoración indónea son elementos clave para las buenas impresiones de los invitados, pero no es lo único que hay que cuidar para obtener la ambientación ideal para un evento. 

El impacto visual y el aprovechamiento de los espacios y ambientes disponibles son claves en la decoración, pero recuerde, los invitados y huéspedes vienen a pasar un rato agradable, así que no descuides todos los elementos vitales de la Organización de Eventos.

   En la organización de un buen evento tienen que considerarse y confluir todos los elementos sensoriales posibles, no podemos solamente conformarnos con estimular solo el aspecto visual de lo que se celebra o promociona, es importante conectar esas piezas sensoriales y convertir dicha celebración en un despliegue de sensaciones en la que los huéspedes e invitados se integren de manera plena y harmónica a la celebración.



   Por ende, al decir que se deben procurar "Confluir los Sentidos en el evento", efectivamente se refiere a que se debe hacer el ejercicio mental de tomar al invitado y situarlo en medio de ese "Torbellino" sensorial y proyectarlo en cada uno de los elementos que emplearemos para lograr dicha experiencia. Para entender esto un poco mejor, Marimar Lounge compone y desarrolla dichos elementos de la siguiente manera:





Colores, decoración y contrastes más allás de sólo lo visual. Hay que cuidar la harmonía de todos los elementos sensoriales que intervengan en el evento

• Ambientación: Constituye el aspecto base en la organización de eventos. En este aspecto se deben considerar: Locación propicia del evento, ubicación y confortabilidad del huésped o invitado. Una buena Ambientación consiste en provocar la intención del invitado a acceder e incorporarse al lugar donde se desarrolla el evento, a explorar y sentirse a gusto en dicho lugar, y, que a su vez, dicho proceso se desenvuelva de manera harmoniosa con el ambiente creado y en concordancia con el agrado de los demás intervinientes del evento.

   Los elementos Sensoriales más importantes que intervienen en este aspecto son: La Vista (Distribución de mobiliarios, combinación adecuada de colores y contrastes, aplicación de Temas o Motivos, etc.), El Tacto (mobiliarios y áreas confortables para el fomento de la reunión, contacto adecuado y suficiente entre los invitados y huéspedes) y el Oido (Ambientación musical, melodías apropiadas con decibeles acordes que no entorpezcan la conversación de los invitados, o la adecuada separación de Ambientes para diversos estílos musicales).





Los eventos temáticos, además de añadirle personalidad y ambiente único a los eventos, contribuyen enormemente al entretenimiento de los invitados y huéspedes.


• Entretenimiento: Ya una vez situados los invitados en el evento, es imprescindible ofrecerle entretenimiento, una razón para haber venido, recordemos que la gente asiste a los eventos con la ilusión de pasar un rato ameno, agradable e incluso divertido. Por lo que es bueno que en este aspecto uno se pregunte: "¿cuál será la atracción de mi evento? ¿cuál puede ser la razón la que mis invitados recordarán mi evento? esto no quiere decir que es imprescindible hacer grandes inversiones en Shows sorprendentes, espectaculares Garotas y/o Horas Locas, muy locas con Zanqueros y malabaristas, entre otras cosas (aunque serían una grata sorpresa). En realidad un evento con adecuado Entretenimiento se da casi por sí solo, siempre y cuando se ponga esmero en los detalles que componen el mismo.

   No es secreto para nadie que muchos de los invitados (y no tan invitados) asisten a los eventos porque habrá bebida y comida gratis, y también porque no comerán y beberán solos, ya que un evento es el momento ideal donde se encontrarán con amigos y/o incluso puedan hacer nuevas amistades o negocios. "Es por esto que un evento adecuadamente estructurado, cuidadosamente pensado y, de ser posible, añadiéndo alguna que otra sorpresa, está garantizada en su capacidad de divertir y entretener a sus asistentes". El Entretenimiento es el Punto de unión de todos los elementos que componen la Organización de Eventos, todos los esfuerzos tendientes a la creación de un evento deben de tener clara tendencia a entretener a los invitados y huéspedes. Razón por la cual, en el aspecto sensorial, el Entretenimiento abarca primordialmente los siguientes sentidos: La Vista (Iluminación, Atracciones, shows, Animación, agrupaciones musicales, etc.), El Oido: (en coordinación con la Ambientación, musicalización adecuada y debidamente situada, así como una Animación bien orquestada con la música para avivar y dirigir el ímpetu de los invitados intervinientes), El Tacto: (dependiendo de las Atracciones, el fomento y la capacidad de agrupar a los invitados en momentos claves de la celebración, facilitando la interactividad entre ellos por medio de otros elementos como la música o la animación, avivando el entusiasmo de los invitados y huéspedes).

La figura del Bartender Profesional en los eventos siempre resulta como sinónimo de clase y estílo, además de la verdadera contribución que la fina combinación de sabores y aromas le suma al disfrute del evento.

• Catering y Bartending: Muchas veces las personas, al momento de organizar un evento, ignora la magnitud e influencia que estos dos elementos aportan si son estratégicamente empleados. No se trata de solo poner unos meseros repartiendo "pasapalos" u otro sirviendo tragos a diestra y siniestra. Es imprescindible una justa adecuación de las bebidas y las comidas a ofrecer en un evento. Adecuación al "Target" promedio de invitados que asistirán al evento (por ejemplo, en una fiesta infantil, no puede ser prioridad las bebidas alcohólicas ni canapés muy pomposos con sabores muy elaborados, ya que es un evento destinado a niños pequeños), y Adecuación a la Ambientación o Tema definido en el evento (Una ambientación estilo Lounge puede adoptar un rango de licores fuertes, dulces o "Cocktails" para un concepto estilizado y elegante, al igual que los pasapalos y aperitivos deben estar en consonancia con los sabores de las bebidas que se promueven en el evento).

El paladar puede convertirse en protagonista en los eventos, una delicada bebida, algún canapé adecuado, musicalización acorde en la locación apropiada podrían hacer delicias en una velada ideal para todos.

   El aspecto Gastronómico de los eventos, sin lugar a dudas poseen el monopolio sensorial en cuanto a Olfato y Gusto se refiere, aunque en la Ambientación se puede optar por uso de inciensos y aromas para fomentar el confort o acentuar el tema que se trate, aún así, el Catering y Bartending dominan dichos sentidos dentro de los eventos.

   Ahora bien, para un proceso de Organización de Eventos bien desarrollado, los Aspectos anteriormente citados se deben interrelacionar como si fueran unos solo, su interdependencia garantizan el éxito en cualquier tipo de eventos sociales y corporativos. En este ámbito, los detalles siempre son importantes y todos los detalles son indispensables para la generación de impresiones y sensaciones favorables entre los invitados.

   Por eso, el gran secreto de Marimar Lounge de Organizar un evento es: "Ser uno mismo un invitado más al evento que se está organizando".